Fahrtenbuch

Bloß zeitanteilige Berücksichtigung einer Leasingsonderzahlung bei den “gesamten Kfz-Aufwendung

Im Rahmen der Fahrtenbuchmethode sind die Gesamtkosten jedenfalls dann periodengerecht anzusetzen, wenn der Arbeitgeber die Kosten des von ihm überlassenen Kfz in seiner Gewinnermittlung dementsprechend erfassen muss.

BFH Urteil vom 3.9.2015, VI R 27/14

Begründung:

Nach § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG kann der Wert nach den Sätzen 2 und 3, nämlich der Wert der privaten Nutzung eines betrieblichen Kfz zu privaten Fahrten, statt mit der 1 %-Regelung auch mit dem auf die private Nutzung und die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallenden Teil der “gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen” angesetzt werden, wenn die durch das Kfz “insgesamt entstehenden Aufwendungen” durch Belege und das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden

Zu diesen insgesamt entstehenden Kfz-Aufwendungen (Gesamtkosten) gehören die Kosten, die unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Kfz dienen und in Zusammenhang mit dessen Nutzung typischerweise entstehen; dazu rechnen insbesondere die Kosten für Betriebsstoffe, Wartung und Reparaturen sowie die regelmäßig wiederkehrenden festen Kosten, etwa für die Haftpflichtversicherung, die Kfz-Steuer, AfA oder Leasing- und Leasingsonderzahlungen und Garagenmiete.

Die zutreffende Ermittlung des geldwerten Vorteils gebietet nicht nur, die Gesamtkosten dem Grunde nach zutreffend zu erfassen, sondern auch, diese Gesamtkosten periodengerecht den jeweiligen Nutzungszeiträumen zuzuordnen. Seit jeher werden gemäß § 7 Abs. 1 EStG die Anschaffungskosten eines Fahrzeugs in der Weise berücksichtigt, dass sie über den gesamten voraussichtlichen Nutzungszeitraum des Fahrzeugs hinweg aufgeteilt werden, statt dass sie im Jahr der Rechnungsstellung oder Bezahlung in einem Betrag in die Gesamtkosten eingehen. Nichts anderes hat für die in der Gewinnermittlung zu erfassenden Mietvorauszahlungen oder Leasingsonderzahlungen zu gelten, die für einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erbracht werden. Dies gilt jedenfalls dann, wenn der Arbeitgeber die Kosten des von ihm überlassenen Fahrzeugs in seiner Gewinnermittlung periodengerecht erfassen muss.

Entsprechend diesen Grundsätzen hat das FG zur Frage der periodengerechten Aufteilung des Aufwands i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG im hier gegebenen Streitfall zutreffend § 5 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG angewandt, wonach in der Steuerbilanz für Ausgaben vor dem Abschlussstichtag auf der Aktivseite Rechnungsabgrenzungsposten anzusetzen sind, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen. Ob der den Dienstwagen überlassende Arbeitgeber im Rahmen seiner Gewinnermittlung in Bezug auf den Dienstwagen diese Gewinnermittlungsgrundsätze tatsächlich beachtet, ist unerheblich. Maßgeblich ist vielmehr, welcher Aufwand sich bei zutreffender Anwendung gesetzlicher Bilanzierungsgrundsätze im Veranlagungszeitraum tatsächlich ergeben hätte. Denn ein allgemeines Korrespondenzprinzip besteht nicht; es gibt keine Rechtsgrundlage dafür, dass auf der Arbeitgeberseite einerseits und auf der Arbeitnehmerseite andererseits stets korrespondierende Ansätze vorzunehmen wären.

Der periodengerechten Zuordnung der Leasingsonderzahlungen steht auch nicht der Einwand der Revision entgegen, dass dadurch im Fall des Übergangs auf die 1 %-Regelung im nachfolgenden Veranlagungszeitraum die anteilige Leasingsonderzahlung unberücksichtigt bleibe. Denn Ziel aktiver Rechnungsabgrenzungsposten ist es, Ausgaben vor dem Bilanzstichtag in die Jahre zu verlagern, in die sie wirtschaftlich gehören. Sie dienen damit der periodengerechten Erfolgsermittlung. Dementsprechend sind sie auch geeignet, einen dem Arbeitnehmer zugewandten Vorteil bei Anwendung der so genannten Fahrtenbuchmethode zutreffend zu bewerten, wenn der Arbeitgeber für einen geleasten oder gemieteten Dienstwagen eine Sonderzahlung geleistet hat. Darüber hinaus entspricht es der Natur der 1 %-Regelung als einer nur grob typisierenden Regelung, dass einzelne vorteilserhöhende wie vorteilsmindernde Umstände unberücksichtigt bleiben. So führen etwa Kosten für Nachrüstungen des Dienstwagens oder auch umfangreiche Reparaturen weder zu einer Erhöhung der Bemessungsgrundlage, des Bruttolistenneupreises, noch führen Erwerb und Überlassung gebrauchter Dienstwagen mit deutlich unter den Bruttolistenneupreisen liegenden Anschaffungskosten zu einer Verringerung dieser Bemessungsgrundlage.

Nicht ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Die Rechtsfrage, ob aufzeichnungspflichtige Umwegfahrten vorliegen, ist nicht grundsätzlich bedeutsam, weil deren Beantwortung von den besonderen Umständen des Einzelfalls abhängig ist.

BFH Beschluss vom 25.02.2014 – III B 155/12 BFHNV 2014 S. 855 f.

Begründung:

Hieran fehlt es. Die Kläger haben schon nicht hinreichend dargelegt, dass das FG die weiteren Fahrten zu den “…passagen” nicht berücksichtigt hat. Vielmehr rügen sie insoweit eine fehlerhafte Sachverhalts- und Beweiswürdigung durch das FG (dazu oben 1.a). Im Übrigen führen sie in der Beschwerdebegründung nicht substantiiert aus, dass das FG-Urteil auf einer Nichtberücksichtigung dieser Aktenteile beruhen kann. Das FG hat in seinen Entscheidungsgründen auf die Einspruchsentscheidungen des Beklagten und Beschwerdegegners (das Finanzamt) Bezug genommen, in denen auf die Feststellungen im Betriebsprüfungsbericht unter Teilziffer 17 verwiesen wird. In dieser Teilziffer werden aber nicht nur Kilometerabweichungen hinsichtlich der aufgezeichneten Fahrten zu den “…passagen”, sondern weitere fehlerhafte Entfernungsangaben beanstandet, die bei Fahrten zu zahlreichen (insgesamt 18) anderen Zielen aufgetreten sein sollen.

Die Kläger führen aus, das FG habe die fehlende inhaltliche Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs zusätzlich auf vier Fälle gestützt, in denen Fahrten des Klägers zu gleichen Zielen ohne Begründung mit erheblich unterschiedlichen Entfernungsangaben aufgezeichnet worden seien. Wäre der Kläger hierzu befragt worden, hätte die vom FG in Betracht gezogene Möglichkeit, wonach private Umwegfahrten nicht aufgezeichnet worden seien, ausgeschlossen werden können, weil alle Entfernungstoleranzen –wie in der Beschwerdebegründung beispielhaft für die Fahrten zur “…straße” dargelegt– erklärbar gewesen seien. Ebenso habe das FG hinsichtlich der Eintragung am 27. Januar 2007 (Reiseziel: “…allee”; Reisezweck: “Mittagessen”) eine Privatfahrt unterstellt, ohne den Kläger hierzu zu befragen.

Die von den Klägern aufgeworfenen Rechtsfragen, unter welchen Voraussetzungen aufzeichnungspflichtige Umwegfahrten gegeben seien und welche Bedeutung hierbei Routenplanern zukomme, sind nicht grundsätzlich bedeutsam.

In der höchstrichterlichen Rechtsprechung ist hinreichend geklärt, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind. Für den Streitfall gilt nichts anderes. Ob bei Anwendung dieser Grundsätze davon auszugehen ist, dass ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist, muss das FG in erster Linie unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls im Wege der Tatsachenwürdigung beurteilen. Es ist daher von den besonderen Umständen des Einzelfalls abhängig, ob aufzeichnungspflichtige Umwegfahrten gegeben sind und ob ggf. Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen. Dass sich solche Fragen in einer Vielzahl gleich liegender Fälle ebenfalls stellen, ändert hieran nichts

Fahrtenbuch in Form monatsweiser Blätter

Aufzeichnungen über die mit einem Kraftfahrzeug vorgenommenen Fahrten stellen auch dann kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar, wenn sie für jeden Monat auf einem eigenen Blatt geführt werden, das jeweilige Monatsblatt aber keine feste Verbindung zu den Blättern für weitere Monate aufweist.

BFH Beschluss vom 10.06.2013 – XB 258/12 BFH NV 2013 1412

Begründung:

Dies gilt zunächst für die von ihnen als grundsätzlich bedeutsam bezeichnete Rechtsfrage, ob monatliche Aufzeichnungen noch unter den Begriff des Fahrtenbuchs fallen.

Bereits der genannten Leitentscheidung lag ein Sachverhalt zugrunde, in dem der dortige Steuerpflichtige aus tageweise geführten Notizzetteln zeitnah Aufzeichnungen erstellt hatte, die jeweils einen Monat umfassten. Der BFH hat den "Buch"-Charakter nicht nur der Notizzettel, sondern auch dieser Monatsaufzeichnungen verneint. Die Kläger setzen sich indes weder mit dieser Entscheidung noch mit der umfangreichen Folgerechtsprechung auseinander.

Die Kläger behaupten insoweit, das FG habe den Sachvortrag dahin ausgelegt, dass der Kläger seine Aufzeichnungen durchgängig zuhause erstellt habe. Dies sei unzutreffend. Vielmehr habe der Kläger "in der Regel" Tagestouren um seinen Wohnort unternommen. Er habe "in dem vorgelegten ‚Reisekosten-Nachweis‘ jeweils umgehend nach den Fahrten im Pkw die Aufzeichnungen vorgenommen, nur dann nicht, wenn die Tour zuhause endete".

Einerseits behaupten die Kläger selbst, der Kläger habe keine umgehenden Aufzeichnungen vorgenommen, wenn die Tour zuhause geendet habe. Andererseits tragen sie vor, der Kläger habe "in der Regel" Tagestouren um seinen Wohnort unternommen. Die Kombination dieser beiden Aussagen deutet darauf hin, dass der Kläger schon nach seinem eigenen Vorbringen "in der Regel" keine umgehenden Aufzeichnungen vorgenommen hat.

Hinzu kommt, dass für das FG bereits die fehlende Buchform der "Reisekosten-Nachweise" tragend und hinreichend für die Klageabweisung war (vgl. S. 8 Abs. 4 des angefochtenen Urteils). Die Ausführungen zur fehlenden Zeitnähe der Aufzeichnungen hat es lediglich ergänzend angefügt ("zudem").

 

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG ist durch die Rechtsprechung des BFH u.a. dahingehend präzisiert worden, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten müssen und der zu versteuernde Anteil an der Gesamtfahrleistung mit vertretbarem Aufwand überprüft werden kann.

Gelangt das FG im Rahmen seiner der Tatsacheninstanz obliegenden Würdigung der Gesamtumstände zu dem Ergebnis, die vorgelegten Unterlagen entsprächen dem nicht, wird mit dem Vorbringen, die Mängel seien nicht geeignet, das Vorliegen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs zu verneinen, die grundsätzliche Bedeutung der Rechtssache nicht dargelegt.

BFH Beschluss vom 20.09.2012 VI B 36/12 BFHNV 2013 S. 359

Begründung:

Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines vom Arbeitgeber auch für private Zwecke überlassenen Dienstwagens ist auf der Grundlage der sog. 1 %-Regelung zu bewerten, sofern nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes –EStG–).

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG ist durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) u.a. dahingehend präzisiert worden, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten müssen und der zu versteuernde Anteil an der Gesamtfahrleistung mit vertretbarem Aufwand überprüft werden kann.

Von diesen Grundsätzen ist das Finanzgericht (FG) in seiner der Tatsacheninstanz obliegenden Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs ausgegangen und zu dem Schluss gelangt, dass weder der vom Kläger und Beschwerdeführer (Kläger) eingereichte Reisekostennachweis noch das im Rahmen des Einspruchsverfahrens vorgelegte Fahrtenbuch den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprächen, weil die Unterlagen im Einzelnen keine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der enthaltenen Angaben böten.

Im Hinblick auf diese Würdigung durch das FG sind Rechtsfragen von grundsätzlicher Bedeutung vom Kläger weder formuliert worden noch sonst ersichtlich. Insbesondere ist das FG davon ausgegangen, dass kleinere Mängel nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs führen können, wenn die Angaben insgesamt noch plausibel erscheinen. Letzteres hat das FG im Streitfall jedoch nicht angenommen. Letztlich macht der Kläger mit seinem Vorbringen geltend, die in den vorgelegten Unterlagen enthaltenen Mängel seien nicht geeignet, das Vorliegen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs zu verneinen. Hiermit wendet er sich im Grunde gegen die materielle Richtigkeit der Vorentscheidung. Hiermit kann er im Beschwerdeverfahren jedoch nur unter den weiteren Voraussetzungen des § 115 Abs. 2 FGO gehört werden.

 

Mindestangaben eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuch

Mindestanforderung an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

BFH Urteil vom 13.11.2012, VI R 3/12

Sachverhalt:

Der Kläger und Revisionsbeklagte (Kläger) war im Streitjahr (2008) als Versicherungskaufmann nichtselbständig tätig. ach den Feststellungen des Finanzgerichts (FG) bestand das Fahrtenbuch aus handschriftlich geführten Grundaufzeichnungen sowie aus zusätzlich erstellten ergänzenden Erläuterungen. Die handschriftlichen Grundaufzeichnungen enthielten fortlaufend die Fahrten nach Datum, Uhrzeit, Kilometerständen und gefahrenen Kilometern; hinsichtlich der Angaben zu Reiseroute und Ziel war bei beruflich veranlassten Fahrten jeweils nur "Außendienst" vermerkt. Die besuchten Personen, Firmen oder Behörden waren im Fahrtenbuch nicht angegeben; dazu enthielt das Fahrtenbuch lediglich den handschriftlichen Vermerk "siehe Anlage". Die zusätzlich erstellten ergänzenden Erläuterungen in Form eines Ausdrucks des vom Arbeitgeber elektronisch geführten Terminkalenders nannten Datum, Uhrzeit, Name und Adresse der jeweils aufgesuchten Kunden.

Begründung:

Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines vom Arbeitgeber auch für diese Zwecke überlassenen Dienstwagens ist der Höhe nach mit der 1%-Regelung zu bewerten, sofern nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG).

Wie der erkennende Senat in seinem Urteil vom 1. März 2012 VI R 33/10 (BFHE 236, 497, BStBl II 2012, 505, m.w.N.) entschieden hat, muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Neben Datum und Fahrtzielen sind grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder die konkreten Gegenstände der dienstlichen Verrichtung aufzuführen, und zwar grundsätzlich jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs. Bei einer einheitlichen beruflichen Reise können diese Abschnitte zwar miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden und der am Ende der gesamten Reise erreichte Gesamtkilometerstand aufgezeichnet werden. Aber auch im Rahmen dieser Erleichterung sind die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufzuführen, in der sie aufgesucht worden sind.

Denn im Fahrtenbuch sind die Fahrten nicht entsprechend der vorgenannten Grundsätze vollständig wiedergegeben. Insbesondere enthält das Fahrtenbuch selbst keine Angaben zu den Ausgangs- und Endpunkten der jeweiligen Fahrten und nennt auch nicht die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner. Diese Angaben gehören indessen zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind.

Dazu genügt nicht, wenn nur allgemein und pauschal die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch als "Dienstfahrten" bezeichnet werden. Die erforderlichen Mindestangaben können auch nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden.

 

 

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Es ist nicht klärungsbedürftig, ob lose handschriftlich geführte Aufzeichnungen durch nachträgliche Aufzeichnungen abgeglichen werden können, da nach der ständigen Rechtsprechung des Senats bereits lose geführte Aufzeichnungen nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genügen.

BFH vom 12.07.2011 – VI B 12/11 BFHNV 2011 S. 1863

Begründung:

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in mehreren Entscheidungen die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes) näher präzisiert . Danach muss das Fahrtenbuch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bieten, sodass der zu versteuernde Anteil (Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung mit vertretbarem Aufwand überprüft werden kann. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form geführt wird, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Demnach reichen etwa laufend, aber lose gefertigte Aufzeichnungen nicht aus.

Der BFH hat entschieden, dass eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann genügt, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.

Von diesen Grundsätzen ist das Finanzgericht in der angefochtenen Entscheidung ausgegangen. Es gelangte zu dem Schluss, dass die im Streitfall mit Hilfe des MS Excel-Tabellenkalkulationsprogramms erstellten Tabellenblätter sowie die diesen zu Grunde liegenden handschriftlichen Aufzeichnungen des Klägers und Beschwerdeführers nicht den von der Rechtsprechung geforderten Anforderungen genügen. Eine Manipulation hinsichtlich der gefahrenen Kilometer zu einem späteren Zeitpunkt könne nicht ausgeschlossen werden.

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch muss eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bieten, sodass der zu versteuernde Anteil (Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung mit vertretbarem Aufwand überprüft werden kann. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form geführt wird, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Demnach reichen etwa laufend, aber lose gefertigte Aufzeichnungen nicht aus

BUNDESFINANZHOF Beschluss vom 12.7.2011, VI B 12/11

Begründung:

Von diesen Grundsätzen ist das Finanzgericht in der angefochtenen Entscheidung ausgegangen. Es gelangte zu dem Schluss, dass die im Streitfall mit Hilfe des MS Excel-Tabellenkalkulationsprogramms erstellten Tabellenblätter sowie die diesen zu Grunde liegenden handschriftlichen Aufzeichnungen des Klägers und Beschwerdeführers nicht den von der Rechtsprechung geforderten Anforderungen genügen. Eine Manipulation hinsichtlich der gefahrenen Kilometer zu einem späteren Zeitpunkt könne nicht ausgeschlossen werden.

Zwar können mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Dateien den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genügen, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Diese liegt bei einer mS Excel-Datei nicht vor.

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

BFH Beschluss vom 29.1.2010, VIII B 189/09

Begründung:

Der Begriff eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs i.S. des § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 des Einkommensteuergesetzes wird vom Gesetz nicht ausdrücklich bestimmt. Der BFH hat jedoch aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung geschlossen, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist und dass es die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergibt.

Dabei müssen die Aufzeichnungen nach der BFH-Rechtsprechung zu den geschäftlichen Reisen neben Angaben zu Datum und Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner aufführen. Besteht eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, z.B. mehreren nacheinander an verschiedenen Orten aufgesuchten Kunden, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen Kunden im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.

Die genannten Angaben müssen sich in hinreichend übersichtlicher und geordneter Form regelmäßig schon aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen und dadurch eine stichprobenartige Überprüfung ermöglichen. Etwaige Abkürzungen für beispielsweise bestimmte häufiger aufgesuchte Kunden müssen entweder aus sich heraus verständlich oder z.B. auf einem dem Fahrtenbuch beigefügten Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt sein.

Die vom Gesetz verlangte "buch"-förmige äußere Gestalt der Aufzeichnungen bedeutet, dass die erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt.

Das aus Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung folgende Gebot zeitnaher Erfassung der Fahrten soll die unzutreffende Zuordnung einzelner Privatfahrten zum beruflichen Nutzungsanteil wie auch deren gänzliche Nichtberücksichtigung im Fahrtenbuch möglichst ausschließen. Diesem Ziel dient die zeitnahe Erfassung in einem geschlossenen Verzeichnis, das aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall nachträgliche Änderungen, Streichungen und Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen.

 

 

Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.

BFH Beschluss vom 13.10.2009 VB 109/09BFH NV 2009 S. 475 f.

Begründung:

Demgegenüber geht der Bundesfinanzhof (BFH) in ständiger Rechtsprechung davon aus, dass die Rechtsfrage, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, höchstrichterlich hinreichend geklärt ist.

Danach muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die zu erfassenden Fahrten müssen, einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes, im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Dabei ist jede einzelne berufliche Verwendung grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeuges aufzuzeichnen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn dadurch der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen nicht beeinträchtigt wird.

Darüber hinaus müssen die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit überprüfbar sein. Weist das Fahrtenbuch inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, so können diese die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben infrage stellen.

Kleinere Mängel führen dann nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Im Übrigen obliegt die Beurteilung, ob das Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist, in erster Linie der tatrichterlichen Würdigung durch das FG. Dessen Beweiswürdigung bindet den BFH, soweit sie verfahrensrechtlich einwandfrei zu Stande gekommen und nicht durch Denkfehler oder die Verletzung von Erfahrungssätzen beeinflusst ist.

Anforderung an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Nur ein zeitnah geführtes Fahrtenbuch ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Das Merkmal der Zeitnähe bezieht sich auf den zeitlichen Zusammenhang zwischen einer durchgeführten Fahrt und dem schriftlichen oder elektronischen Festhalten dieser Fahrt in einer Aufzeichnung, die die Anforderungen an ein Fahrtenbuch erfüllt.

Zur Frage der Doppelbelastung eines Selbstständigen, der die Fahrtkostenerstattungszahlungen seiner Auftraggeber als Betriebseinnahmen versteuren muss.

BFH Urteil vom 21.04.2009 VIII R 66/06 BFHNV 2009 S. 1422 ff.

Begründung:

Der Begriff eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs i.S. des § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG wird vom Gesetz nicht ausdrücklich bestimmt. Der BFH hat jedoch aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung geschlossen, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist und dass es die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergibt.

Die vom Gesetz verlangte "buch"-förmige äußere Gestalt der Aufzeichnungen bedeutet, dass die erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Aus Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung ergibt sich ferner, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht nur fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form, sondern vor allem auch zeitnah zu führen ist. Ziel ordnungsgemäßer Aufzeichnungen ist es, die unzutreffende Zuordnung einzelner Privatfahrten zum beruflichen Nutzungsanteil wie auch deren gänzliche Nichtberücksichtigung im Fahrtenbuch möglichst auszuschließen. Dieser Anforderung wird nur die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, das aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall nachträgliche Änderungen, Streichungen und Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen.

Die von den Klägern vorgelegten Fahrtenbücher entsprechen danach nicht den Anforderungen an ein "ordnungsgemäßes" Fahrtenbuch. Sie sind nicht zeitnah, sondern unstreitig mit deutlichem zeitlichem Abstand erstellt worden.