ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Mindestangaben eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs

Die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind. Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden.

BFH Urteil vom 13.11.2012 – VI R 3/12 BFHNV 2013 S. 526

Begründung:

Die Revision des FA ist begründet. Sie führt gemäß § 126 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 der Finanzgerichtsordnung (FGO) unter Aufhebung der Vorentscheidung zur Abweisung der Klage. 

Der geldwerte Vorteil für die private Nutzung eines vom Arbeitgeber auch für diese Zwecke überlassenen Dienstwagens ist der Höhe nach mit der 1%-Regelung zu bewerten, sofern nicht das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen wird (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG).

Wie der erkennende Senat entschieden hat, muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Neben Datum und Fahrtzielen sind grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder die konkreten Gegenstände der dienstlichen Verrichtung aufzuführen, und zwar grundsätzlich jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs. Bei einer einheitlichen beruflichen Reise können diese Abschnitte zwar miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden und der am Ende der gesamten Reise erreichte Gesamtkilometerstand aufgezeichnet werden. Aber auch im Rahmen dieser Erleichterung sind die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufzuführen, in der sie aufgesucht worden sind.

Die Entscheidung des FG entspricht nicht diesen Rechtsgrundsätzen. Denn im Fahrtenbuch sind die Fahrten nicht entsprechend der vorgenannten Grundsätze vollständig wiedergegeben. Insbesondere enthält das Fahrtenbuch selbst keine Angaben zu den Ausgangs- und Endpunkten der jeweiligen Fahrten und nennt auch nicht die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner. Diese Angaben gehören indessen zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind.

Dazu genügt nicht, wenn nur allgemein und pauschal die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch als "Dienstfahrten" bezeichnet werden. Die erforderlichen Mindestangaben können auch nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden. Der Senat hatte bereits in seinem Urteil entschieden, dass unzureichende Angaben im Fahrtenbuch nicht auf Grund eigener Tagebuchaufzeichnungen des Arbeitnehmers selbst ergänzt werden können. Denn die für ein Fahrtenbuch essenziellen Angaben sind dort selbst zu machen und nicht an anderer Stelle in einer weiteren und gegebenenfalls auch nachträglich vom Arbeitnehmer erstellten Auflistung. Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders. Deshalb liegt auch dann kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, wenn der Kläger im Streitfall die unzureichenden Angaben im Fahrtenbuch selbst durch vom Arbeitgeber stammende Listen und Ausdrucke des Terminkalenders ergänzt und vervollständigt.

 

Nicht ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Verwirft das Finanzgericht ein Fahrtenbuch wegen fehlender Aufzeichnungen über Umwegfahrten, so ist die Revision weder zur Sicherung einer einheitlichen Rechtsprechung noch zur Fortbildung des Rechts zuzulassen, wenn sich bei einer Entfernung von höchstens 232 km zu demselben Ziel Abweichungen (nach oben) um bis zu 56 km aus dem Fahrtenbuch ergeben.

Aufzeichnungen in einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch müssen lesbar sein.

BFH Beschluss vom 14.03.2012 – VIII B 120/11BFHNV 2012 Seite

Begründung:

Das Finanzgericht (FG) hat das von den Klägern und Beschwerdeführern (Kläger) eingereichte Fahrtenbuch verworfen, da es widersprüchliche Angaben enthalte und zu unbestimmt sei. Wiederholte Fahrten zu ein und demselben Ziel seien darin ohne Begründung mit unterschiedlichen Entfernungsangaben (zwischen 232 km und 288 km) verzeichnet. Es sei deshalb nicht auszuschließen, dass private Umwegfahrten nicht gesondert aufgezeichnet worden seien. Bei drei Fahrten im August 1999 seien die Angaben zum Reiseziel und der Geschäftszweck ungenügend und teilweise unleserlich. Es seien weder die besuchte Firma, die Adresse oder der Reisezweck eingetragen. Die betriebliche Veranlassung dieser Fahrten könne deshalb nicht festgestellt werden. Das FG hat das Fahrtenbuch deshalb insgesamt verworfen.

Zur Begründung ihrer Beschwerde haben die Kläger vorgetragen, zu den unterschiedlichen Kilometerangaben komme es, weil der Kläger nicht die kürzeste, sondern die jeweils schnellste Strecke gewählt habe. Dazu seien Aufzeichnungen nicht erforderlich.

Das Finanzgericht hat es nicht beanstandet, wenn bei einer Fahrt von ca. 800 km im Fahrtenbuch eine Abweichung von ca. 40 km gegenüber der kürzesten Entfernung laut Routenplaner eingetragen ist. Eine Umwegfahrt liege nicht bereits dann vor, wenn die gefahrene Strecke ca. 5 % von der kürzest möglichen Strecke abweiche. Der Steuerpflichtige sei nicht verpflichtet, vor Antritt einer längeren Dienstreise die kürzest mögliche Strecke laut Routenplaner zu ermitteln und dann, wenn er eine andere Strecke fahre, jede Abweichung aufzuzeichnen. Seien die Strecken nahezu gleich lang, könne der Steuerpflichtige die seiner Meinung nach (z.B. verkehrsmäßig) günstigste Strecke nehmen. Erst bei erheblichen Abweichungen könne von einer Umwegfahrt, die genauere Aufzeichnungen erforderlich mache, ausgegangen werden.

Der Streitfall liegt anders. Bei den streitigen Fahrten ergeben die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch eine Abweichung von bis zu 56 km bei einer Entfernung von höchstens 232 km. Das entspricht einer Abweichung von über 24 %. Nach den Maßstäben des FG Köln hätte die maximale Abweichung 12 km betragen dürfen.

Mindestanforderungen für ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Der Senat hält an seiner mittlerweile ständigen Rechtsprechung (Urteil vom 16. März 2006 VI R 87/04, BFHE 212, 546, BStBl II 2006, 625) fest, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen muss. Dem ist nicht entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden.

BFH Urteil vom 1.3.2012, VI R 33/10

Erläuterung (BFH):

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 1. März 2012 VI R 33/10 entschieden, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen muss und dass diesen Anforderungen nicht entsprochen ist, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind, auch wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden.

Die Klägerin, eine GmbH, hatte ihrem Gesellschaftergeschäftsführer F einen Dienstwagen überlassen. Sie begehrte im Rahmen der von ihr als Arbeitgeberin durchzuführenden Lohnsteueranmeldung, den für die Dienstwagenüberlassung anzusetzenden geldwerten Vorteil nicht mit der 1% Regelung, sondern auf Grundlage der von F geführten Fahrtenbücher zu versteuern. Die Fahrtenbücher wiesen allerdings neben dem jeweiligen Datum zumeist nur Ortsangaben auf (z.B. "F – A-Straße – F", "F – B-Straße – F"), gelegentlich auch die Namen von Kunden (z.B. "F – XY – F", "Firma – Z – F") oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z.B. "F – Tanken – F"), außerdem den Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Tageskilometer. Diese Angaben ergänzte die Klägerin nachträglich durch eine Auflistung, die sie auf Grundlage eines von F handschriftlich geführten Tageskalenders erstellt hatte. Diese Auflistung enthielt Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt, sowie den Grund und das Ziel der Fahrt.

Während das Finanzamt das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß im Sinne des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG beurteilte, war die dagegen vor dem Finanzgericht erhobene Klage erfolgreich. Das Finanzgericht hielt das Fahrtenbuch für ordnungsgemäß. Die Kombination aus handschriftlich in einem geschlossenen Buch eingetragenen Daten und der zusätzlichen, per Computerdatei erstellten erläuternden Auflistung reiche noch aus, um den durch die Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs anzusetzenden geldwerten Vorteil individuell zu berechnen.

Die dagegen gerichtete Revision des Finanzamts war erfolgreich. Der BFH verwarf das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß, weil die Fahrten darin nicht vollständig aufgezeichnet sind. Eine solche vollständige Aufzeichnung verlangt grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Dem genügten die Angaben im Streitfall nicht, da sich aus ihnen weder die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde ergaben. Bei dieser Art der Aufzeichnung waren weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet. Angesichts dessen konnte es auch nicht ausreichen, die fehlenden Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflistung nachzuholen.