Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.

BFH Beschluss vom 13.10.2009 VB 109/09BFH NV 2009 S. 475 f.

Begründung:

Demgegenüber geht der Bundesfinanzhof (BFH) in ständiger Rechtsprechung davon aus, dass die Rechtsfrage, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, höchstrichterlich hinreichend geklärt ist.

Danach muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die zu erfassenden Fahrten müssen, einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes, im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Dabei ist jede einzelne berufliche Verwendung grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeuges aufzuzeichnen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn dadurch der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen nicht beeinträchtigt wird.

Darüber hinaus müssen die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit überprüfbar sein. Weist das Fahrtenbuch inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, so können diese die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben infrage stellen.

Kleinere Mängel führen dann nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Im Übrigen obliegt die Beurteilung, ob das Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist, in erster Linie der tatrichterlichen Würdigung durch das FG. Dessen Beweiswürdigung bindet den BFH, soweit sie verfahrensrechtlich einwandfrei zu Stande gekommen und nicht durch Denkfehler oder die Verletzung von Erfahrungssätzen beeinflusst ist.

Nur ein zeitnah geführtes Fahrtenbuch ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Das Merkmal der Zeitnähe bezieht sich auf den zeitlichen Zusammenhang zwischen einer durchgeführten Fahrt und dem schriftlichen oder elektronischen Festhalten dieser Fahrt in einer Aufzeichnung, die die Anforderungen an ein Fahrtenbuch erfüllt.

Zur Frage der Doppelbelastung eines Selbstständigen, der die Fahrtkostenerstattungszahlungen seiner Auftraggeber als Betriebseinnahmen versteuren muss.

BFH Urteil vom 21.04.2009 VIII R 66/06 BFHNV 2009 S. 1422 ff.

Begründung:

Der Begriff eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs i.S. des § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG wird vom Gesetz nicht ausdrücklich bestimmt. Der BFH hat jedoch aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung geschlossen, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt worden ist und dass es die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergibt.

Die vom Gesetz verlangte "buch"-förmige äußere Gestalt der Aufzeichnungen bedeutet, dass die erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Aus Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung ergibt sich ferner, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht nur fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form, sondern vor allem auch zeitnah zu führen ist. Ziel ordnungsgemäßer Aufzeichnungen ist es, die unzutreffende Zuordnung einzelner Privatfahrten zum beruflichen Nutzungsanteil wie auch deren gänzliche Nichtberücksichtigung im Fahrtenbuch möglichst auszuschließen. Dieser Anforderung wird nur die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, das aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall nachträgliche Änderungen, Streichungen und Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen.

Die von den Klägern vorgelegten Fahrtenbücher entsprechen danach nicht den Anforderungen an ein "ordnungsgemäßes" Fahrtenbuch. Sie sind nicht zeitnah, sondern unstreitig mit deutlichem zeitlichem Abstand erstellt worden.